Wir räumen mit den Mythen in Sachen Digitaler Buchführung auf!

Vorurteil 1: „Digital erhaltene Rechnungen kann ich ja ordentlich ausdrucken und hinter den Kontoauszug heften. Ich benötige also keine Digitale Buchführung.“

Das ist ein Trugschluss! Für elektronische Rechnungen gelten klare Regeln: Bei einer steuerlichen Betriebsprüfung kann die Herausgabe der Originalrechnung eingefordert werden. Handelt es sich um eine auf dem digitalen Weg erhaltene Rechnung, gilt als Originalrechnung nur die digitale Ursprungsversion dieser Rechnung. Der Papierausdruck genügt nicht. Laut den Grundsätzen der sog. GoBD („Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) ist ein elektronisch erhaltenes Dokument digital abzuspeichern und zwar revisionssicher (unveränderbar).

Darüber hinaus möchten wir Ihnen mit auf dem Weg geben, dass die Menge an digitalen Rechnungen in der Zukunft signifikant ansteigen wird. Es ist davon auszugehen, dass Sie in etwa fünf Jahren kaum noch Papierrechnungen erhalten werden. Aus diesem Grund sollten Sie bereits jetzt handeln um so bald wie möglich ein revisionssicheres Archiv in Verbindung mit einer Digitalen Buchführung zu implementieren.

Vorurteil 2: „Bei der Digitalisierung spare ich doch nur das Porto für den Versand. Deswegen darf das nichts kosten.“

Das Einsparpotential ist viel größer als nur die Kosten für das Porto: Durch die Zeitersparnis für die Suche nach Belegen oder für die Buchhaltungsvorbereitung sparen Sie sich die Kosten für den hierfür abgestellten Mitarbeiter. Auch wenn Sie diese Arbeiten selbst erledigen, sparen Sie sich die hierbei entstehenden Opportunitätskosten. Denn in dieser Zeit könnten Sie Leistungen für Ihre Kunden erbringen und Erlöse generieren. Erfahrungsgemäß haben sich bei kleinen Betrieben schon nach einer halben Stunde Zeitersparnis pro Monat die Kosten für die Digitalisierung gelohnt.

Auch der eigene Rechnungsausgang verursacht viel höhere Kosten wenn  er in Papierform abgewickelt wird. Laut einer Studie der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. betragen die Kosten für den Versand von Papierrechnungen durchschnittlich 16,16 € pro Rechnung. Diese Kosten lassen sich mit einem digitalen Rechnungsversand um ca. 70% reduzieren!

Wenn Sie zusätzlich Automatisierungen wie beispielsweise die automatische Abholung und Archivierung Ihrer digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen nutzen, dann macht sich Ihre Buchhaltungsvorbereitung fast wie von selbst. Nun sind nur noch die verbleibenden Papierrechnungen einzuscannen – wobei Sie aber staunen werden, wie viele Lieferanten bereit sind, Ihnen eine digitale Rechnung zuzusenden.

Tätigkeiten wie Kontoauszüge abholen, Belege aus Aktenordnern heraussuchen, diese im Anschluss wieder abzuheften und den Ordner zum Steuerberater tragen fallen vollständig weg. Denn der digital arbeitende Steuerberater holt Ihre Bankkontoauszüge datensicher über das DATEV-Rechenzentrum und ordnet Ihre digitalen Belege jeder Kontobuchung in digitaler Form Ihrer Buchhaltung zu.

Vorurteil 3: „Die Digitale Buchführung hat nur Vorteile für den Steuerberater – ein Unternehmen braucht das nicht.“

Weit gefehlt! Die digitale Buchführung bietet Ihnen nicht nur eine medienbruchfreie revisionssichere Archivierung, Kontierung und Verbuchung Ihrer digitalen Belege damit Sie für etwaige Betriebsprüfungen gewappnet sind, sowie das Einsparpotential aus der Buchhaltungsvorbereitung und  dem digitalen Rechnungsausgang. Sondern vieles mehr:

• Kosteneinsparung bei Druck-, Lager-, Personalkosten
• geringere Fehlerhäufigkeit aufgrund Automatisierung
• Schutz der Daten vor Diebstahl oder Brand
• Online Kassenbuchführung
• Einheitlicher Informationsstand mit dem Steuerberater
• Zeitersparnis durch übersichtliche, digitale Zusammenarbeit
• Immer „up to date“ durch digitalen Erhalt der Buchhaltungsauswertungen
• Überwachung offener Rechnungen
• Banking mit vorausgefüllten Zahlungsträgern

Aus diesem Grund sollten Unternehmen im eigenen Interesse eine Digitale Buchführung und Archivierung anstreben und darüber hinaus nach Steuerberatern Ausschau halten, für die Digitalisierung nicht nur ein Lippenbekenntnis sondern gelebter Alltag ist.

Vorurteil 4: „Ich habe nur ein kleines Unternehmen. Daher muss ich keine Verfahrensdokumentation erstellen.“

Seit 2015 muss jedes Unternehmen das steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt, eine Verfahrensdokumentation anfertigen – unabhängig von seiner Größe. Haben Sie Lieferanten, Dienstleister, Telefon- oder Stromanbieter die Ihnen digitale Rechnungen schicken? Dann liegen in Ihrem Fall bereits derartige elektronische Dokumente vor: Ihr Unternehmen ist verpflichtet eine Verfahrensdokumentation anzufertigen. Unabhängig davon ob Sie auch nur einen Gedanken an eine digitale Buchführung „verschwendet“ haben.

Auch dann, wenn in Ihrem Unternehmen eine Barkasse geführt wird, müssen die Abläufe in die Verfahrensdokumentation aufgenommen werden. Seit dem Jahr 2018 darf das Finanzamt bei Bargeldintensiven Betrieben eine unangekündigte Kassennachschau in vornehmen. Hierbei wird neben dem Kassenbuch, der Kontrolle der Kassensturzfähigkeit und der Vorlage der Betriebsanleitung des Kassensystems auch die Vorlage der aktuellen Verfahrensdokumentation angefordert.

Kann im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung (oder Kassennachschau) keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, gilt dies als formeller Fehler und kann bei weiteren Beanstandungen zu einer Hinzuschätzung und damit zu Steuernachzahlungen führen.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den sog. GoBD. Sie fasst die Prozesse, Abläufe, Inhalte und den Aufbau des vom Unternehmen verwendeten elektronischen Buchführungssystems zusammen. Sie muss nachvollziehbar offen legen, wie Daten und Unterlagen gegen Verlust und Verfälschung abgesichert werden und wie/ob eingescannte Unterlagen entsorgt werden.

Die Verfahrensdokumentation sollten Sie aber nicht nur als „notwendiges Übel“ ansehen! Denn in die Verfahrensdokumentation kann auch die Dokumentation für das sog. „Ersetzende Scannen“ aufgenommen werden. Bei der Implementierung einer solchen Dokumentation dürfen nach der Digitalisierung etwaige Papierdokumente entsorgt werden, sofern sie nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Dadurch lassen sich zusätzlich körperliche Archivierungskosten einsparen.

Wenn auch Sie Hilfe bei der Implementierung einer Digitalen Buchführung, eines digitalen revisionssicheren Archivsystems und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation benötigen, nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir helfen Ihnen gerne!