Die E-Rechnung wird zur Pflicht ab 01.01.2025

Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland neue Regelungen zur E-Rechnung in Kraft, die Unternehmen sowohl beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang betreffen. Die Verpflichtung beruht auf der Neufassung des § 14 UStG mit dem Wachstumschancengesetz v. 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108). Die Änderung soll den digitalen Geschäftsverkehr weiter fördern und die Effizienz sowie Nachvollziehbarkeit der Rechnungsprozesse verbessern. Im Folgenden finden Sie eine übersichtliche Darstellung der neuen Anforderungen, Übergangsfristen und Grenzwerte. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen sowie für Fahrausweise.

Die Auswirkungen dieser Regelung sind umfangreich, denn für den Leistungsempfänger besteht bei E-Rechnungspflicht keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, wenn keine E-Rechnung vorliegt.

Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht müssen demnach Unternehmen geeignete Softwarelösungen einsetzen, die den Empfang und Versand von E-Rechnungen ermöglichen. Erfüllt werden die Formatanforderungen der E-Rechnung z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Syntax-Liste laut Richtline 2014/55/EU (ABl EU Nr. L 133 v. 6.5.2014) bzw. den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte reguläre PDF-Rechnung gilt demnach nicht als E-Rechnung im Sinne der o.g. Regelung!

Verpflichtungen beim Rechnungseingang

Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen eingehende E-Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können. Information für Vermieter: Auch Vermieter gelten als Unternehmer und müssen diese Vorgaben nach der derzeitigen Regelung erfüllen. Das gilt im Übrigen nicht nur für optierende Vermieter sondern ausdrücklich auch für Vermieter die umsatzsteuerfrei vermieten.

DATEV-Unterstützung

DATEV Unternehmen online: Wenn Ihr Unternehmen bereits die Plattform von DATEV Unternehmen online nutzt, können Sie den Rechnungseingang bereits ordnungsgemäß verarbeiten.
Ohne DATEV Unternehmen online: Sollten Sie DATEV Unternehmen online noch nicht nutzen, können Sie uns gerne für die Implementierung ansprechen oder sich alternativ mit dem Anbieter Ihres DMS-Systems in Verbindung setzen.

Übergangsfristen

Für den Rechnungseingang sind keine Übergangsfristen Vorgesehen! Sie müssen daher sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Systeme für die Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen bereits ab dem 01.01.2025 nutzen können.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) betont ausdrücklich, dass die Übergangsregelungen lediglich die Ausstellung der E-Rechnung – demnach nicht den Rechnungseingang – betreffen. Deshalb müssen ab dem 01.01.2025 alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer, Unternehmer, die nur steuerfreie Umsätze ausführen etc.) in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Zustimmung des Leistungsempfängers ist dabei nicht erforderlich.

Verpflichtungen beim Rechnungsausgang

Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 auch beim Rechnungsausgang die neuen Anforderungen erfüllen. Das bedeutet, dass Rechnungen für Leistungen an andere Unternehmen (B2B) ausschließlich im E-Rechnungs-Format übermittelt werden dürfen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreit ist. Information für Vermieter: Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, sind nach derzeitigem Stand auch Vermieter betroffen, die mittels Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten

DATEV-Unterstützung

DATEV bietet mit DATEV Auftragswesen Next (stellt E-Rechnungen aus) und DATEV SmartTransfer (wandelt in E-Rechnung um) Unterstützung für den elektronischen Rechnungsausgang. Sollten Sie Unterstützung bei der Einrichtung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.
Ohne DATEV: Alternativ müssen Sie sich mit Ihrem eigenen Rechnungsanbieter in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass dieser die geforderten E-Rechnungs-Formate unterstützt.

Übergangsfristen

Achtung: Stimmt nur ein Kunde nicht zu, müssen Sie bereits ab 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen können – denn

bis 31.12.2026 dürfen mit Zustimmung jedes einzelnen Rechnungsempfängers noch andere Rechnungsformate übermittelt werden
bis 31.12.2027 dürfen mit Zustimmung jedes einzelnen Rechnungsempfängers und bis zu einem Jahresumsatz des ausstellenden Unternehmens von 800 TEUR noch andere Rechnungsformate übermittelt werden
ab 01.01.2028 ist das E-Rechnungs-Format zwingend einzuhalten

Vorsteuerabzug bald nur noch mit E-Rechnung

Sukzessive müssen sich alle Unternehmen auf folgendes Einstellen:

Wenn eine E-Rechnung ausgestellt werden muss, wie es in § 14 Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 27 Absatz 38 UStG steht, gelten nur noch E-Rechnungen als ordnungsgemäße Rechnungen. Andere Rechnungs-Formate (Papier oder einfaches Pdf) erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen
Wird trotz Verpflichtung zur E-Rechnungs-Ausstellung ein anderes Format verwendet, berechtigt diese den Rechnungsempfänger folglich nicht zum Vorsteuerabzug
Der Rechnungsaussteller kann den Fehler berichtigen und statt der sonstigen Rechnung eine E-Rechnung ausstellen (Bezug auf die ursprüngliche Rechnung erforderlich)

Vorteile der E-Rechnung

Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Zahlungsprozesse.
Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten sowie die Reduzierung von Fehlern bei der manuellen Eingabe können Unternehmen Kosten sparen.
Nachvollziehbarkeit: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Archivierung, was insbesondere für die steuerliche Dokumentation von Vorteil ist.

Exkurs: E-Rechnung auch relevant für Vermieter

Ab 01.01.2025 ist es auch für Vermieter erforderlich, E-Rechnungen zu erstellen, wenn sie steuerpflichtige Vermietungsleistungen an andere Unternehmer erbringen. Bisher konnte der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden, dies wird jedoch nicht mehr möglich sein.

Die Neuregelung betrifft sowohl Vermieter, die durch Option steuerpflichtige Vermietungen vornehmen, als auch Vermieter, die selbst steuerfreie Leistungen erbringen. Letztere müssen ebenfalls in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren, auch wenn hier keine Vorsteuer abgezogen werden kann.

Demnach sollten sich auch Vermieter auf diese Änderungen vorbereiten und gegebenenfalls ihre Abrechnungsprozesse anpassen. Die oben aufgeführten DATEV-Systeme für den Empfang sowie für die Erstellung von E-Rechnungen können genauso von Vermietern in Anspruch genommen werden. Besonders attraktiv ist dies für die Implementierung einer laufenden Vermieter-Buchführung. So werden nicht nur die gesetzlichen Regelungen der E-Rechnung, sondern auch die Vorteile einer laufenden Überwachung der Erträge und Ausgaben der Vermietungsobjekte umgesetzt. Wir setzen dies bereits für unsere Mandantschaft sowohl für den Bereich der privaten als auch für die gewerbliche Vermietung erfolgreich ein.

Fazit

Die neuen Regelungen zur E-Rechnung ab 01.01.2025 stellen eine bedeutende Veränderung im Rechnungswesen dar. Während für die Ausstellung von Rechnungen eine Übergangsfrist besteht, müssen Unternehmen beim Empfang von Rechnungen sofort ab 2025 die neuen Anforderungen erfüllen.

Unternehmen sowie Vermieter sind gut beraten, sich frühzeitig auf die Umstellung vorzubereiten und die notwendigen technischen Anpassungen vorzunehmen. Die Vorteile der E-Rechnung, wie Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, überwiegen jedoch die anfänglichen Umstellungskosten und machen diese Reform zu einem wichtigen Schritt in Richtung digitaler Geschäftsprozesse.

Für weitere Informationen und individuelle Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nutzen Sie DATEV-Lösungen für eine reibungslose Umstellung und sprechen Sie uns gerne für die Implementierung an. Alternativ können Sie sich auch an Ihren eigenen Softwareanbieter wenden.