Digitale Buchführung

Digitale Buchführung

Digitale Buchführung für Ihren Unternehmenserfolg

Damit Sie sich komplett auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können, erledigen wir Ihre laufende Finanzbuchhaltung – gerne auch in digitaler Form. Die fortschreitende Digitalisierung macht auch vor der Buchführung keinen Halt. Mit durchgängigen Prozessen ermöglicht Ihnen die digitale Buchführung ein effizienteres und kostengünstigeres Arbeiten und trägt so erheblich zum Firmenerfolg bei.

Unternehmen in allen Branchen sind daher bereits jetzt gefordert, die Herausforderungen des digitalen Wandels anzugehen. Wir helfen Ihnen gerne die erforderlichen Maßnahmen zu implementieren.

Vielfältige Möglichkeiten der digitalen Buchführung mit dem Steuerportal DATEV Unternehmen Online

Digitaler Workflow und revisionssichere Ablage

Datensicherheit

Sicherer Zugang zum Portal mittels passwortgesichertem Stick oder SmartLogin. Mit Datev Unternehmen Online erhalten Sie eine revisionssichere Archivierung Ihrer Belege und Daten.

Rechnungen holen lassen

Genießen Sie mit dem DATEV Partner Get My Invoices die automatisierte Abholung Ihrer Rechnungen aus über 4.000 Portalen oder leiten Ihre digital erhaltenen Rechnungen einfach per Email weiter.

Einfachste Digitalisierung

Nutzen Sie die einfache Belegablage per Drag & Drop, oder den direkten Webscan. Über die Belegsuche können Sie alle bereits bearbeiteten Belege schnell und einfach auffinden.

Ortsunabhängiges Controlling und Zahlungsüberwachung

Bankdaten prüfen

Kontoumsätze der Bank holen und überprüfen. Die intelligente Software ordnet Ihre Belege automatisch den Bankbuchungen zu. So haben Sie alle Zahlen im Blick!

Offene Rechnungen zahlen

Überwachung von offenen Rechnungen und direkte Überweisung aus dem System über automatisiert vorausgefüllte Zahlungsvorschläge.

Auswertungen erhalten

Sie erhalten alle Fibu- und Lohn-Auswertungen und aussagekräftige Übersichten für Ihr Unternehmenscontrolling in digitaler auswertbarer Form. Überprüfung vom Beleg bis zur Buchung.

Zeitsparender Informationsaustausch mit dem Steuerberater

Anmerkungen zum Beleg

Sie haben Anmerkungen zu einem Beleg? Dann nutzen Sie einfach das Notiz Feld und teilen uns alles Wichtige zu dem Geschäftsvorfall mit!

Kostenstellenvergabe

Kostenstellen werden heutzutage nicht mehr per Hand auf die ausgedruckte Rechnung geschrieben und dann wieder eingescannt! Diese geben sie im Erfassungsfeld „KOST“ des Belegs ein.

Alles an einem Ort

Wir als Steuerberater können auf Ihre Plattform zugreifen und holen uns die für die Buchführung benötigten Daten ab. Damit entfällt für Sie ein aufwändiges Auslesen der Buchhaltungsdaten.

Mehr Flexibilität durch ortsunabhängiges Arbeiten

Barbelege Upload

Mit der App DATEV Upload Mobil für IOS und Android sparen Sie sich viel Zeit durch das abfotografieren und den direkten Upload in Ihr Portal. Das alles geschieht datensicher mit dem SmartLogin.

Kassenerfassung digital

Zettelwirtschaft war gestern! Mit dem digitalen Kassenbuch können Sie Kassenbewegungen mit dem digitalen Belegbild erfassen und diese revisionssicher festschreiben und für die Buchhaltung bereitstellen.

Digitale Personalakte

Sie laden die Lohndokumente per Drag & Drop in das Portal hoch. Dort stehen Sie Ihnen und uns zur Bearbeitung zur Verfügung. Alle Lohnauswertungen erhalten Sie wiederum bequem im Portal zur Verfügung gestellt.

Digitale Buchführung – Ihr Nutzen:

  • Mobiler Dokumentenzugriff und standortunabhängiges Arbeiten
  • Wegfall des aufwendigen, händischen Sortierens von Dokumenten
  • Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Portokosten, Ordner und Drucker
  • geringere Fehlerhäufigkeit aufgrund der Automatisierung
  • Schutz der Daten vor Diebstahl oder Brand
  • Wegfall des Transports eines körperlichen Ordners zum Steuerberater
  • Nutzung einer hochsicheren Cloud für Ihre Dokumente
  • transparente, übersichtliche und schnelle Zusammenarbeit
  • keine doppelte Ablage von digitalen Belegen und Papierbelegen
  • schnellerer und digitaler Erhalt von Finanz- und Lohnbuchführungsauswertungen
  • Möglichkeit des Abgleichs offener Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Möglichkeit der Abwicklung des Zahlungsverkehrs über das Buchhaltungssystem

Die Digitale Buchführung:

Erfahren Sie hier mehr darüber, warum auch Ihr Unternehmen baldmöglichst eine digitale Buchführung implementieren sollte:

Die Arbeitsweisen in vielen Unternehmen haben sich in den letzten Jahren bereits dahingehend geändert, dass Eingangs-Rechnungen mittlerweile per E-Mail zugehen und auch mit Lieferanten und Kunden per E-Mail kommuniziert wird. Wir gehen davon aus, dass in den nächsten Jahren nur noch die wenigsten Rechnungen als Papierdokument zugehen werden. Eine papierlose Buchhaltung wird bald genauso selbstverständlich sein, wie eine Nachrichtenübermittlung über E-Mail, WhatsApp oder sonstigen Messengerdiensten.

Den meisten Unternehmen ist es nicht bewusst, dass Sie digital erhaltene Rechnungen auch in unveränderter digitaler Form revisionssicher archivieren müssen. Das gilt unabhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens. Aus diesem Grund erachten wir die vollständige Digitalisierung der Buchführung eines Unternehmens als die sicherste Variante einer GoBD konformen Buchführung um Zuschätzungen im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen möglichst zu vermeiden.

Unternehmen in allen Branchen sind daher bereits jetzt gefordert, die Herausforderungen des digitalen Wandels anzugehen. Wir helfen Ihnen gerne die erforderlichen Maßnahmen zu implementieren.

— Ihre künftigen Kunden erwarten Digitale Abläufe:

Bereits ab dem Jahr 2020 soll die größte Kunden- bzw. Käuferschicht durch die sogenannten Digital Natives gestellt werden. Hierbei handelt es sich um Kunden die bereits mit dem Smartphone, dem Internet und digitalen Abläufen aufgewachsen sind. Um Ihre Dienstleistungen und Waren auch einer digital affinen Kundenschicht anbieten zu können, sollten Unternehmen die Digitalisierung unbedingt vorantreiben um auch in Zukunft konkurrenzfähig zu sein.

— Vermeiden Sie die doppelte Ablage von Papier- und elektronischen Belegen

Das Belegwesen eines noch nicht vollständig digital geführten Unternehmens besteht aufgrund des digitalen Wandels oftmals aus einer Mischung von Papierbelegen und elektronischen Belegen. Nur wenige Unternehmen kommen noch ohne digitale (Eingangs-)Belege aus. Das können Kontoauszüge sein, die im PDF-Format vorliegen, Rechnungen aus Bestellungen bei Online-Händlern oder Rechnungen über Fahrten mit der Deutschen Bahn. Auch Excel-Dateien über Reisekostenabrechnungen, die Mitarbeiter erstellen, welche Grundlage für die Abrechnung von Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen sind, gelten als digitale Belege.

Elektronische Dokumente sind laut GoBD digital aufzubewahren sowie digital zu kontieren. Laut Rn. 119 der GoBD würde es zu einem formellen Fehler der Buchführung führen, wenn die elektronischen Belege ausgedruckt und der Papierausdruck mitsamt den anderen Papierbelegen abgeheftet würde – selbst wenn dies chronologisch einwandfrei und richtig bezeichnet erfolgt, würde der Papierausdruck keine steuerliche Wirkung entfalten. Vielmehr ist ein elektronisch erstelltes Dokument auch digital abzuspeichern und zwar revisionssicher (unveränderbar).

Ein Unternehmen das seine eigene Buchhaltung nicht digitalisiert, hat damit automatisch zwei Ablagesysteme zu führen: Ein digitales Ablagesystem für die digitalen Belege und ein körperliches Ablagesystem für die Papierbelege.

Um diese Mischung von Papier- und elektronischen Belegen zu vereinheitlichen und damit die Vorgaben der GoBD zu erfüllen, empfehlen wir Ihnen die vollständige Digitalisierung Ihrer Buchführung vorzunehmen. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne dabei.

— Kostenersparnis der Digitalisierung überwiegt:

Trotz anfallender Kosten für den elektronischen Bankdatenimport bei den Banken und der Kosten für die Digitalisierung in einem digitalen Ablagesystem, ist eine körperliche Aufbewahrung mit höheren Kosten verbunden.

So funktioniert die digitale Buchführung

Körperlich erhaltene Papierdokumente und -belege digitalisieren Sie durch Scannen oder Abfotografieren. Bereits in digitaler Form erhaltene Belege können per Drag & Drop in die für Sie bereitgestellte Plattform hochgeladen werden. Anschließend werden diese in der sicheren DATEV-Cloud abgespeichert. Eine speziell für die digitale Buchführung konzipierte Software hilft Ihnen, Ihre Buchhaltung online zu managen. Sowohl Finanzbuchführung und Fakturierung als auch beispielsweise die Lohnabrechnung können vollständig digital ablaufen.

Die übrigen Aufgaben der Buchführung übernehmen wir für Sie gerne als Ihre Steuerberater München. Bei der Implementierung einer Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse in Ihrem Betrieb für das sogenannte “Ersetzende Scannen” dürfen nach der Digitalisierung etwaige Papierdokumente entsorgt werden, sofern diese nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original beizubehalten sind. Welche Dokumente das sind und was es dabei zu beachten gilt, erklären wir Ihnen sehr gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch.

Digitalisieren, Kommunizieren, Überweisen und Auswertungen erhalten. Optimaler Workflow. Alles an einem Ort.

Digitale Buchführung – Vorteile des Umsteigens

Der Schritt in die digitale Buchführung kann nicht nur einen wichtigen Beitrag zu Ihrem Unternehmenserfolg leisten – Sie treten durch die digitale Buchführung vor Ihren Arbeitnehmern und Kunden zudem als modernes Unternehmen auf.

Aktualität

Belege werden direkt erfasst und können tagesaktuell ausgewertet werden. So haben Sie stets die aktuellsten Zahlen im Blick und wirtschaftliche Entscheidungen leichter treffen.

Zeitersparnis

Eine automatisierte Buchhaltung lässt sich deutlich schneller fertigstellen. Sie sparen wertvolle Arbeitszeit und haben dennoch die vollste Kontrolle – und das alles ohne Ihre Buchhaltung extern verlagern zu müssen.

Kapazitäteneinsparung

Die Beschleunigung von Arbeitsprozessen setzt Mitarbeiter frei. Diese können sich den für Ihr Tagesgeschäft wichtigen Projekten und Aufgaben widmen. Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens werden deutlich erhöht.

Kundenfreundlichkeit

Dank digitaler Buchführung ist Ihr Unternehmen im Stande, Ihren Kunden beispielsweise vereinfachte Bestellprozesse oder unkomplizierte Rechnungsstellungen zu ermöglichen. So sorgt die digitale Buchführung dafür, dass Sie den Ansprüchen Ihrer Kunden gerecht werden können. Auch die Kommunikation mit Partnern und Lieferanten lässt sich in papierloser Form effizienter gestalten.

Einsparen diverser Kosten

Einer der wichtigsten Gründe für den Umstieg auf die digitale Buchführung ist das finanzielle Einsparpotenzial. Die Kostenvorteile ergeben sich aus der digitalen Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente. Sie sparen Kosten für Materialien wie Papier, Umschläge, Ordner, Toner, Drucker sowie Lagerräume. Die Kostenreduktionen machen sich jedoch nicht nur firmenintern bemerkbar, sondern auch beim digitalen Austausch der Unternehmensunterlagen mit der Steuerkanzlei. Die digitale Buchführung lässt hier Porto und ähnliche Kosten ebenfalls wegfallen. Da viele Arbeitsschritte digital ablaufen, sparen Sie an Mitarbeitern und den Kosten für jene.

Wenn Sie Fragen dazu haben oder sich für die digitale Buchführung interessieren, dann zögern Sie nicht uns anzurufen oder eine Mail zu schreiben! Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch über die digitale Buchführung und erarbeiten gemeinsam, welche der Lösungen sich am besten für Ihr Unternehmen eignen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Weiterer Handlungsbedarf: Verfahrensdokumentation erstellen

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen bereits digitalisiert oder nicht, ist folgendes zu beachten:

Laut Rn. 151 ff. der GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt zwar kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dennoch ist nicht zu raten, auf eine Verfahrensdokumentation zu verzichten.

Sollten Sie noch keine Verfahrensdokumentation vorgenommen haben, sprechen Sie uns gerne an, wir helfen Ihnen dabei!

Bei Unternehmen, die noch keine Digitalisierung der Buchhaltung vorgenommen haben, ist zu beachten, dass die Verfahrensdokumentation jeweils für beide Ablagesysteme (sowohl für die digitale- als auch für die Papierablage) vorzunehmen ist.

Wie können wir Ihnen helfen?

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Reitner & Bucherer

Partnerschaft mbB
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft

Reitner und Bucherer | Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung in München Frau Carolin Bucherer | Herr Cedric Reitner

+49 89 2424490

email hidden; JavaScript is required

Senden Sie uns Ihr Anliegen!

Datenschutzbestimmungen akzeptieren.(*)Ich stimme zu, dass meine Angaben aus dem Kontaktformular zur Beantwortung meiner Anfrage erhoben und verarbeitet werden. Hinweis: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft per E-Mail an email hidden; JavaScript is required widerrufen. Detaillierte Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ChIJJ-GNqwDYnUcROFfDd-xUU2M
Wir setzen Cookies auf dieser Website ein, um Zugriffe darauf zu analysieren und Ihre Nutzererfahrung zu optimieren. Detaillierte Informationen zum Umgang mit Cookies finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.